ESOP系统的目的意义及优点

日期:2019-07-27 / 人气: / 来源:未知

ESOP系统

新形势下企业上线 ESOP系统 的目的和意义,主要是为了提高管理运营能力,使企业获得更大的效益。我们可以从以下两个方面来进行简单的分析。

1)提高企业的运行效率

由于企业的日常工作有两个基本的特征,一是许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。不同的人,由于不同的成长经历、性格、学识和经验,可能做事情的方式和步骤各不相同。即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异,比方说,我们经常会在一些窗口行业看到“微笑服务”,他们的经理人员和上级也会对员工有这样的要求,但到底什么是微笑,可能每个人都会有不同的理解。而对于客户来说,他希望得到的是确确实实的微笑,且从每一位员工那里得到的感受也应该是大体上相同的。因此,我们就可以通过ESOP系统的方式将微笑进行量化,比方说“露出8颗牙齿”就是微笑。这样就将细节进行量化和规范了。

同时,由于ESOP系统本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物,在这一过程中积累了许多人的共同智慧,因此相对比较优化,能提高做事情的效率。通过每个ESOP系统对相应工作的效率的提高,企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

2)提高企业的运行效果

由于ESOP系统是对每个作业程序的控制点操作的优化,这样每位员工都可以按照ESOP系统的相关规定来做事,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过ESOP系统加以检查发现问题,并加以改进。同时,有了SOP,保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累,也无形中为企业节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代,更是如此。从每一个企业的经营效果来看,关键的竞争优势在于成本最低或差异化。对于同等条件的竞争企业来看,差异化往往不是在硬件,而是在软件。软件的差异化又往往不是在大的战略方面,而是在具体的细节。细节的差异化不体现在理解上,而体现在能否将这些细节进行量化,也即细节决定成败。因此,从这个意义上来看,ESOP系统对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。

减轻ESOP系统管理的工作负担是电子化ESOP系统非常突出的优势。ESOP系统的管理涉及起草/修订、审查/批准、发布、使用管理、存挡、废弃等诸多环节,依靠传统的打印/复印文件来进行这一过程无疑是一项繁琐的工作,尤其是当大量ESOP系统需要进行定期回顾性修订的情况下,这样的问题尤其明显。电子化ESOP系统可以在诸如更新提示、发布、存档等方面提供自动化的便利,并且提供了由独立的控制点对ESOP系统进行统一管理的可能性,在减轻各个使用部门管理负担的同时,也有利于消除各部门间管理水平台能存在的差异。电子化ESOP系统可以有效地保证ESOP系统管理程序中各步骤、各部门工作的衔接。自动化的特性可以很好地保证这种交流、沟通的效果和效率。由于计算机化系统的特点以及电子化签名的使用,使得ESOP系统管理流程中的任何变动都会留下痕迹,相对于传统的ESOP系统而言,在依赖性方面也有很大提升。此外电子化的ESOP系统要检索、统计的便捷性方面也明显比传统ESOP系统具有优势。

由于计算机化系统的使用,使得电子化的ESOP系统在管理的使用上具有一些传统ESOP系统所没有的特点是,增加了一些需用要特殊关注的问题。例如,系统性能的验证、系统的安全、资料的备份、灾难恢复、操作权限的设定等。

验证是电子化ESOP系统使用的重要基础,需要考察系统的运行是否可以满足研究机构的使用需求,并且符合相关法规的需求。内容主要涉用系统的可靠性、对于指令的反应、存储容量、网络连接、不同工作环境对系统的影响等。

系统的安全性主要涉用设备故障时资料的完整性、是否会发生未授权或是突破使用权限的问题、而对病毒时系统和资料的安全。同时,必须具备灾难恢复的程序,并对其加以验证,能够保证在系统出现崩溃的情况下,在限定的时间内对资料予以恢复。出于对ESOP系统可使用状态不应间断的考虑,还应该为电子ESOP系统的使用提供一种替代选择。如,可以使用有移动电源的便于工作携式电脑。

使用权限的设定一般包含阅读文件、修改文件、创建文件、删除文件。此外,还包括ESOP系统管理员、计算机系统管理员、用户等不同角色的设定,如作为用户应该具备阅读的权限,这此内容应该在ESOP系统中有很明确的规定。需要注意的是,所有的管理员或使用者都必顺经过有效的培训。

计算机化系统的应用为非临床安全评价机构的工作方式带来了革命性的影响,也使得安评机构在对SOP的管理上有了全新的选择。这一选择对于提升GLP质量体系下的ESOP系统管理水品有着积极的作用,对于计算机化系统,FDA用OECD的GLP法规、文件都有相应的需求,而目前我国的GLP规范在这方面还有所欠缺。因此,应用计算机化系统对于SOP进行管理,并使之符合GLP法规的精神是值得我们在工作中不断摸索和思考的。理论的探讨和工作的实践,对于未来我国在这一领域法规的制定具有积极的意义。





作者:hzjuxadmin


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